I BackOffice kan du oprette indkøbsordrer hos dine leverandører, holde styr på hvad du har bestilt, og modtage varerne ind i lageret - enten på én gang eller løbende via delmodtagelse. Denne guide tager dig gennem hele flowet.
Hvor finder du modulet?
Indkøbsordrer og varemodtagelse ligger under Leverandørmodul → Indkøbsordre i menuen.
På oversigtssiden ser du alle ordrer, og du kan filtrere på status:
- Kladde— kladder du endnu ikke har sendt eller modtaget
- Afventer varemodtagelse— ordrer der er sendt til leverandøren, men endnu ikke modtaget (åbne indkøbsordrer)
- Varemodtaget — afsluttede hvor varerne er bogført ind på lageret
Sådan opretter du en ny indkøbsordre
Klik på Opret indkøbsordre øverst til højre på oversigten. Du kommer ind på en side med to faner: Leverandør og Produkter.
1. Vælg leverandør
Klik på knappen "Vælg leverandør" øverst på Leverandør-fanen. Der åbnes en søgemodal hvor du kan finde din leverandør på navn eller leverandørnummer.
Når leverandøren er valgt, udfyldes navn, adresse, by og telefon automatisk (felterne er låste — rettelser skal laves på selve leverandøren).
2. Udfyld ordreoplysninger
På samme fane udfylder du:
|
Felt |
Beskrivelse |
|
ID |
Ordrenummer - tildeles automatisk |
|
Kommentar |
Intern note på ordren |
|
Reference |
Tekstfelt til reference/leverandørens ordrenummer |
|
Bilagsnr. |
Leverandørens fakturanummer, hvis du har det |
3. Tilføj produkter
Gå ned til Produkter-fanen.
Indtast produktnummer eller stregkode i søgefeltet på hver linje. Når produktet er fundet, vises produktinfo, finansgruppe, kostpris og salgspris automatisk, og lagerbeholdningen vises i kolonnen Modtag antal på lager.
Indtast så Modtag antal på lager for hver linje. Totalbeløb beregnes automatisk i bunden.
4. Tre måder at afslutte oprettelsen på
Øverst på siden har du tre knapper:
- Opret — gemmer købet som kladde (status: Gemt). Du kan komme tilbage og redigere senere.
- Send til leverandør — gemmer og sender en bestillingsmail til leverandøren. (Vises kun hvis email er aktiveret for leverandøren.)
- Varemodtag indkøbsordre — opretter og modtager indkøbsordren direkte (status: Varemodtaget).
Sådan modtager du varer på en indkøbsordre
Når en åben indkøbsordre står på status Sendt, og leverancen kommer, åbner du ordren fra oversigten (klik på rækken) og vælger Rediger.
På redigeringssiden viser produkttabellen nu tre antals-kolonner i stedet for én:
|
Kolonne |
Hvad viser den? |
|
Forventet antal |
Det du oprindeligt bestilte |
|
Modtaget antal |
Det du allerede har modtaget på tidligere delmodtagelser (vises kun hvis der har været delmodtagelse på ordren) |
|
Antal til modtagelse |
Det du modtager nu — kan redigeres |
Modtag varerne
Klik Varemodtag indkøbsordre øverst. Du får en bekræftelsesdialog, og derefter åbnes en modal med to muligheder:
Option A: Fuld modtagelse
Hvis alle varer er kommet, lader du antal til modtagelse-kolonnen være (den er allerede udfyldt med restantallet) og vælger:
→ "JA" . Det bogfører varerne ind på lageret og lukker ordren. Den flytter sig til status Modtaget.
Option B: Delmodtagelse
Hvis kun en del af leverancen er kommet, redigerer du antal til modtagelse-kolonnen til det faktiske antal pr. linje (f.eks. 5 ud af 10 bestilte), og vælger:
→ "Delmodtag indkøbsordre — bogfører de modtagne varer ind på lageret, men holder ordren åben på status Sendt. Næste gang varer kommer, gentager du processen — kolonnen Modtaget antal holder styr på hvad der allerede er bogført.
Efter modtagelse spørger systemet om du vil printe en kvittering. Vælg Ja for at få et printvenligt overblik over hvad der blev bogført.